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11 dicas para manter seu escritório organizado

Manter o escritório organizado é um grande desafio para a maior parte das empresas! Além de se tratar de planejamento espacial envolve também o estabelecimento de processos e procedimentos que padronizem as tarefas diárias, entre os funcionários. Essa padronização é necessária para que se por acaso um funcionário falte, outro consiga dar continuidade ao serviço sem maiores problemas.

Um escritório organizado exige persistência, treinamento e muito planejamento. Lidar com pessoas, com culturas diferentes, hábitos muitas vezes opostos, histórias de vida diversificadas, exige uma postura clara por parte da empresa. Seus funcionários devem se adequar ao conceito da marca institucional e este conceito deve ser percebido pela dinâmica diária de trabalho estabelecida assim como pelo estilo decorativo e pelo layout dos ambientes.

Adquirir o mobiliário empresarial, aliando qualidade, funcionalidade e preços adequados não precisa ser uma tarefa estressante! Acompanhe o texto, a seguir, e descubra que manter o escritório organizado pode ser uma tarefa simples e gratificante. Vamos lá?

Como planejar a disposição dos móveis no ambiente?

Você já ouviu falar na expressão “layout de um ambiente”? Mas o que seria exatamente esse layout? Trata-se da disposição do mobiliário no espaço, da composição gráfica, do desenho planejado para determinado ambiente. Esse é um termo muito comum entre designers de interiores e arquitetos.

É importante perceber que essa disposição dos móveis no espaço não surge de forma aleatória e influencia diretamente no objetivo de se ter um escritório organizado. Geralmente, um escritório é um espaço retangular ou quadrado, com volume e que precisa ser preenchido, com mobiliário, equipamentos, objetos decorativos, iluminação, para que as pessoas realizem suas atividades.

O primeiro passo para começar a trabalhar com o espaço do escritório é ter em mãos todas as medidas desse ambiente. Meça cumprimentos, alturas e larguras para que você saiba, com precisão, quais móveis cabem dentro da sua empresa.

O segundo passo é identificar todas as atividades que serão desenvolvidas dentro do escritório. Faça uma lista com todas essas atividades e em seguida determine os equipamentos e móveis necessários para a realização dessas.

O terceiro passo é conhecer a medida padrão dos equipamentos e dos móveis de pronta entrega que devem compor o ambiente do escritório. Opte sempre por móveis de qualidade, com boa durabilidade e ergonômicos (para evitar problemas desnecessários com a justiça do trabalho).

O quarto passo é estabelecer a quantidade de pessoas que devem ter um posto de trabalho nesse escritório estudado. Um bom aproveitamento do espaço, com móveis adequados, pode otimizar muito o uso do espaço possibilitando um número maior de funcionários ativos.

O quinto passo é começar a gerar alternativas de layout, tendo todas as informações anteriores em mãos. Lembre-se que os espaços livres para circulação são essenciais para manter um escritório organizado. Esse tipo de demanda é o que define, por exemplo, se é mais adequado optar por um armário com portas de correr ou portas de abrir; mesas comuns ou em L.

Esse cinco passos básicos vão te auxiliar a dominar o planejamento do ambiente e assim ter condições de realizar escolhas mais conscientes, eficazes e adequadas para o seu espaço. Acompanhe, a seguir, algumas dicas essenciais para manter seu escritório organizado, tanto esteticamente quanto administrativamente.

Dicas para manter seu escritório organizado

Estabelecer parceria com fornecedores de profissionais e reconhecidos no mercado é de extrema importância para investir no seu escritório. Dessa forma, opte por móveis e equipamentos de boa qualidade e com valores que cabem dentro do orçamento empresarial. A ideia de um escritório organizado deve estar presente desde a parte física até a financeira!

Utilize as dicas, a seguir, para ter o escritório dos seus sonhos:

  1. Escolha móveis práticos: A praticidade deve estar presente tanto no material escolhido, que deve ser de fácil limpeza e manutenção, assim com no uso (móveis muito pesados ou fora dos padrões ergonômicos devem ser evitados);
  2. Adquira móveis ergonômicos: Você conhece a NR17 (Norma Regulamentadora, presente na CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas)? Essa é uma norma brasileira que regulamenta as características de conforto, segurança e desempenho eficiente de mobiliário para escritório. Verifique se os móveis escolhidos seguem as exigências técnicas legais e valorize seus funcionários!;
  3. Estabeleça uma hierarquia para suas gavetas: armazene os objetos utilizados com mais frequência nas gavetas mais acessíveis. Assim, você evitar ficar se curvando ou se levantando a todo momento;
  4. Evite cabos aparentes: Prefira móveis com passa fios e utilize canaletas da cor da parede para instalar novos pontos elétricos. A organização visual é fundamental para um ambiente de trabalho saudável;
  5. Evite acumulo de papel e documentos sobre a mesa: Utilize dispositivos de organização para liberar espaço na sua mesa de trabalho, evitando assim até a perda de documentos importantes. São boas opções: caixa bibliográfica, bibliocanto e arquivos;
  6. Quanto mais espaço livre para a área de trabalho, melhor: Não apoie a CPU e o estabilizador sobre o tampo da mesa. Isso faz com que você perca muita área útil de trabalho. Prefira suportes individuais, e com rodízios, para esses equipamentos.
  7. Estabeleça um local comum para guardar material de escritório: Ajude seus funcionários a economizar tempo quando precisarem de uma cola, tesoura, clipes, grampeador, papel ofício, furador de papel, dentre outros materiais. Estabeleça um armário central para armazenar esse produtos e avise todos os colaboradores. Ou caso prefira, determine um funcionário para controlar o uso consciente desse armário.
  8. Metodologia “Um de cada vez”: Treine seus funcionários para utilizar apenas o material necessário e assim evitar desperdícios. Por exemplo, usar apenas uma caneta, por vez, até que essa esteja sem tinta.
  9. Estabeleça uma local para que os funcionários guardem seus pertences com segurança: Disponibilize roupeiros e/ou escaninhos com chaves individuais para que seus funcionários possam guarda bolsas e alimentos que irão consumir ao longo do dia. Evite problemas desnecessários com pequenos furtos e perda de objetos pessoais;
  10. Recepção atrativa: Escolha um balcão ergonômico para a recepcionista e disponibilize revistas para os visitantes que estiverem esperando. Uma boa opção são revisteiros que também funcionam como aparadores. Cuide bem das pessoas que têm contato com sua marca!
  11. Utilize o espaço livre das paredes: Não fique preso apenas ao espaço da mesa de trabalho, utilize o espaço vertical das paredes! Empregue nichos, por exemplo, e disponibilize livros, revistas, ou até mesmo coloque a criatividade em prática e decore o ambiente com plantas ou objetos relacionados à atividade da empresa.

Conheça a Vitrine Móveis e se surpreenda com as inúmeras possibilidades de manter seu escritório organizado. Entre em contato com nossos vendedores e descubra como é fácil aliar móveis de qualidade a orçamentos acessíveis! Aproveite essa oportunidade!

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